オフィス移転・改装における応接室レイアウトの基本的な考え方!

オフィス移転、改装を計画している企業には、それぞれ理由、解決したい課題があります。だからこそ、オフィス移転、改装にはそれらを新オフィスプロジェクトのコンセプトとして落とし込むことが必要です。

そのコンセプトを起点に、必要な空間ごとに求める機能、役割をはっきりさせていきます。そうすることで設計、施工会社にも新オフィスのイメージの共有がしやすくなり、満足できるオフィス移転、改装を実現することができるでしょう。

お客様を迎えるための応接室のレイアウトのポイント

オフィス移転、改装を計画している企業には、それぞれ理由、解決したい課題があります。だからこそ、オフィス移転、改装にはそれらを新オフィスプロジェクトのコンセプトとして落とし込むことが必要です。

そのコンセプトを起点に、必要な空間ごとに求める機能、役割をはっきりさせていきます。

では、ここでの本題の応接室とは、どのような空間なのでしょうか? 必要スペースをテーマや用途で区分する「ゾーニング」という作業がありますが、オフィスにおけるゾーニングで決めなければならない代表的なところは以下のようなものです。

・来客が利用する
(待合室、来客用エントランスなど)

・来客と社員が利用する
(応接室、トイレなど)

・社員が利用する
(執務室、リフレッシュスペースなど)

・特定の部署、人物のみが利用する
(サーバールームなど)

 

ゾーニングについて詳しく知りたいならコチラ
押さえておきたいオフィス(事務所)のゾーニングのコツ

 

応接室はこの中の「来客と社員が利用する」にあたります。応接室と会議室の両方に利用する企業もあれば、別々に設けるところもあるでしょう。また、何人ぐらいの人間が、どのような形で使用するかも企業規模によってさまざまです。

そうした空間としての位置付けを明確にすることで、レイアウト、オフィスデザインの考え方がはっきりしてきます。それでは、以下に応接室のレイアウトのポイントを紹介していきます。

オフィス空間のコンセプトも、デザインも、機能性も、予算もご相談ください。

応接室の場所は入り口付近が原則

企画書

レイアウトサンプル(クリックで拡大)

上にあるレイアウトプランのように、オフィスレイアウト上、重大な問題がない限り、応接室の場所は入口付近にしましょう。その理由は大きく2つあります。1つ目はセキュリティの問題です。応接間は外部からのお客様を迎えるための場所となるため、できるだけ社内の作業スペース、執務室と離したところに設置するのがおすすめです。

特に個人情報や重要機密を扱うような部署は、なるべく応接間と離れた場所にレイアウトすると良いでしょう。また仕事をしている中では、どうしても整理・整頓が行き届かないケースもあります。そういった雑然とした状況をお客様の目に触れさせるのは得策ではありません。

2つ目はお客様の動線です。受付から応接間までの移動は、お客様がストレスを感じることがないよう、できるだけスムーズに行うのがベストです。お客様が通る道筋はできるだけ余裕をもったレイアウトにし、観葉植物や絵画などを飾り付け、華やかな雰囲気にすると良いかもしれません。

執務室と応接室が併設されたオフィスレイアウトも見かけますが、基本としては執務室と応接室をしっかりと分けることをおすすめします。

なるべく明るい場所に応接室を配置

応接間は社内にお客様をお迎えし、商談やプレゼンテーションを行う場です。自社のサービスや商品にポジティブな印象を持ってもらうためには、応接室を明るい雰囲気にすることが大切と言えるでしょう。

どれほど魅力的なサービスや商品を紹介しても、薄暗い応接間ではその魅力も半減してしまうかもしれません。よって大きめの窓を設置し太陽の光を直接差し込むようにしたり、ホワイトを基調とした壁紙を張ったりするなど、明るい雰囲気づくりを心がけましょう。

また商談やプレゼンテーションは、重要であればあるほど、緊張感が高まるものです。そういったときに窓から外を眺めることができれば、程よくリラックスすることもできるでしょう。

もし明るい場所に応接間を作るのが難しい場合は、照明やインテリアを工夫します。革製のソファーや独創的な間接照明、生花などを飾っておくことで、高級感のある応接室を演出することができるはずです。

 

オフィス空間のコンセプトも、デザインも、機能性も、予算もご相談ください。

着座する位置も考えたレイアウトを

会議室 株式会社HAL 様

UT SPACE事例・実績 : 株式会社HAL 様

応接間のレイアウトは入室後から着席する位置まで想定して考えることが大切です。着席する場所は、入口から1番奥がお客様用の席となっています。お客様が移動しやすいように、椅子やテーブルを配置するようにしましょう。

応接間に設置する椅子やテーブルは、オフィスの執務室のものよりも大きくなります。よって応接間のレイアウトを考える際は、余裕を持ったスペースを確保するようにしましょう。

また、例えば平均的な応接室への来客人数は概ね1人か2人でも、場合によっては3人以上訪問することも考えられます。そういった場合にも対処できるよう、予備の椅子も何脚が準備しておくと安心です。

来客用の椅子は柔らかすぎず、硬すぎないものを選びましょう。柔らかい椅子は座り心地が良いですが、柔らかすぎると身体が沈んでしまうため、ビジネスの場では不向きです。逆に硬すぎると座り心地が悪く、早々に商談を切り上げられてしまうリスクがあります。

 

応接室にも会社の個性を出してアピール

応接間は会社の顔とも言える大切な空間です。応接室を会社のアピールポイントの一つとして捉えることで、応接室の可能性はグッと広がりを見せるでしょう。

例えば、ユニオンテックのUT SPACEが設計に携わった写真のヘアケア製品やキッチン家電などの製品の販売を行なっている『コンエアージャパン合同会社 様』の場合、足下のダウンライトやショーケースなど、シンプルなレイアウトをベースにした応接室を設けました。

そこに発売年や商品紹介などの札を付けてディスプレイしておくことで、お客様との会話のきっかけにすることもできます。

またお菓子を作っているメーカーであれば、自社のお菓子をアレンジした商品をテーブルの上に並べておきます。そうすることで、お客様に自社製品の新しい魅力を伝えることが可能となります。

応接室の空間づくりには明確なルールはありません。お客様の居心地の良い空間が提供できるよう、会社の個性を活かしてみるのも一つの方法です。

オフィス空間のコンセプトも、デザインも、機能性も、予算もご相談ください。

 

 


ユニオンテックのUT SPACEでは、綿密なヒアリングを通じてオフィスの現状、オフィスに対するご要望を踏まえた上で、オフィスデザインや空間全体の雰囲気に“御社の想い”を反映していきます。

「どのようなエントランスがいいのか、具体的にイメージがわかない…」というクライアント様もお気軽にご相談ください。これまで数多くのオフィスデザインを手掛けてきた経験と実績をもとに、具体的なアイデアやデザインをご提案させていただきます。