オフィスデザインのノウハウ 失敗を避けるレイアウト5選

オフィスレイアウトの失敗を避けるコツ5選

オフィスレイアウトを一度決めると、後でやり直すのは大変ですし、追加コストが発生してしまうこともあります。そのため、オフィスレイアウトは失敗しないように決めることが大切です。そこで、失敗を避ける5つのコツをご紹介します。

 

大枠でどんなスペースが必要か決めてしまう

失敗しないオフィスレイアウトの決め方のコツの1つ目は、大枠でどんなスペースが必要かをまず決めてしまうことです。オフィスレイアウトを決めるには、どんなスペースが必要か決め、それぞれに必要な面積を算出し、配置を決めるといったステップが必要です。そのため、スペースの種類を特定しそれぞれに必要な面積を算出しておくことが大切になります。スペースの種類としては、デスクや椅子を置くスペース、応接室や打ち合わせコーナー、会議室、共用の事務機器を置くスペースそして休憩スペースなどが考えられます。

オフィス全体のスペースが決まっていますで、これらのスペースの合計には上限がありますが、まずはそれぞれに必要なスペースを算出してみます。働く人の人数や来訪者の頻度によってデスクスペースや応接室のスペース、共用事務機器スペースは自動的に決まるでしょう。残りのスぺースとして会議室や休憩室の大きさを決めることになります。各スペースの重要度に応じて優先順位を決めておくことがポイントといえるでしょう。

 

配置決めの第一段階!応接室の場所から決めるとスムーズ

失敗しないオフィスレイアウトの2つ目のコツは、応接室の場所をまず決めることです。各スペースに必要な面積がわかったら、次は各スペースの配置を決めることになりますが、最初に応接室の配置を決めると全体の配置が決めやすくなるでしょう。応接室には外部の人が入ってくることになります。セキュリティーを考えると、オフィスの入り口近くに配置するのが合理的でしょう。また、入口周辺でも、対応する社員が行きやすい場所や、来客に提示する資料を出しやすい場所を選ぶことが大切です。こういったことを考慮して応接室の配置が決まったら、それ以外の配置を決めます。サーバーを置く場所や機密情報を保存する場所は応接室から遠い方がよいでしょう。また、応接室から社員が作業しているパソコン画面が見えないような配置でデスクを置くことも重要です。来訪者の目線でオフィス全体の配置を考えることが大切です。

 

業務スペースの配置はデスクの大きさを考慮して

オフィスレイアウトで失敗しないための3つ目のコツは、作業デスクの大きさを考慮して業務スペースの配置を決めることです。作業スペースの大きさはデスクの大きさでほとんど決まってしまいますが、デスクの並べ方を工夫しない状態で許容されるデスクサイズを決めると、作業に必要なデスクの大きさが確保できない場合があります。業務スペースとして許される面積と、1人1人の作業に必要なデスクの大きさのバランスを考えて、ベストのデスク配列を考えることが大切でしょう。

必ずしも部署ごとに向かい合わせで島を作ることにこだわる必要はなく、作業効率重視の配列を考えることがポイントです。見た目きれいにデスクが配置されていても作業効率が悪ければ本末転倒になってしまいます。デスク作業をしている人の背後が多くの人が通過する通路になっているとか、作業中に他人の視線が気になる配置にならないように工夫することをおすすめします。

 

円滑な業務には通路幅の確保も重要

オフィスレイアウトで失敗しないコツの4つ目は、円滑な業務をするための通路幅の確保です。通路にもさまざまな種類があります。上司と部下をつなぐ動線として使われる通路もあれば、各部署を区切る役目を果たす通路もあります。さらに、来訪者が通過する通路もあれば、頻繁に利用される共用事務機器とデスクをつなぐ通路もあるでしょう。

通路の幅は、どの程度人の往来があるかを予想した上で十分な幅をとることが失敗しないオフィスレイアウトにするコツです。使用する頻度の高い通路幅が狭いと、楽に移動することができず作業効率に悪影響が生じる可能性があります。書類やパソコンを抱えた人がぶつかる可能性がある狭い通路や、心理的に部署間の移動を妨げるような狭い通路にならないように気をつける必要があるでしょう。オフィス全体の動線と通行量をしっかり予測をした上で適切な通路幅を確保することをおすすめします。時間帯による通路の使用状況を予想することも忘れないようにしましょう。

 

忘れてはならない休憩スペースの確保

オフィスレイアウトで失敗しないための5つ目のコツは休憩スペースの確保です。経営者によっては休憩スペースは付加価値を生まない優先順位が低いスペースだと認識している場合もありますが、休憩スペースの取り方によって業務効率が向上する可能性があることを知っておくべきでしょう。

無駄なスペースだと認識していると、オフィスの片隅に狭い休憩スペースを確保するだけで終わってしまう場合もあるでしょう。しかし、休憩スペースが快適な場所であれば、休憩後の作業効率の向上が期待できますし、ちょっとした打ち合わせができる大きさの休憩スペースであれば、社員同士の情報交換が進み新しいアイデアを生む場所にできる可能性もあります。配置もオフィスの片隅でなく、あえてオフィスの中心に休憩スペースを置くことで社員同士のコミュニケーションが活発になることもありえます。オフィスレイアウトを考える場合は、休憩スペースの配置に一工夫してみるとよいでしょう。