レイアウト変更の流れと注意点まとめ

オフィスレイアウトの変更!流れと注意点まとめ

今よりもっと仕事の効率を上げたい!」と思っている人は、オフィスデザインの変更を検討してみましょう。オフィスデザインを変えることで、気分がリフレッシュして社員のモチベーションがアップするだけではなく、作業効率を上げることもできます。

どのようにオフィスデザインを変更したら良いのかまとめてみました。

 

現状の問題点を洗い出そう

オフィスレイアウトを変更するにはそれなりの労力を必要とします。書類を整理している棚やプリンターやコピー機といった重たいものを移動させなければなりません。そのため、どうせデザインを変えるならば、今よりも使い勝手の良いオフィスにしたいものです。

まずは、今のオフィスレイアウトのどこが問題なのかを洗い出してみましょう。作業スペースに関することでいうと、比較的事務所内の空間にゆとりがある場合は一人一人の作業スペースをゆったりとすることができますが、人員の増加などによって手狭になっている場合には、事務所内のどこのスペースが無駄になっているかを洗い出すことが必要です。一人当たりの作業スペースは狭すぎると、他の人の視線が気になって仕事に集中できなくなることがありますし、広すぎると人員が増えた時に対応できないなどの問題点があります。自社の状況に合ったスペースの取り方を考えるようにしましょう。

ただし、オフィスレイアウトは一度変更すると再変更するのは大変なので、現在だけではなく、将来的な人事計画なども考慮して決めるようにしましょう。

 

問題点を解決できるように計画立案

問題点を洗い出したら、その問題を解決できるような計画を立てましょう。レイアウトの種類は非常にたくさんあり、それぞれに特徴があります。例えば、最も一般的で通称「島型」と呼ばれる「対向式レイアウト」は座席がまとまっていますので、従業員同士のコミュニケーションがとりやすいというメリットがあります。

また、出張や外出する営業マンが多いような職場には、座席を固定しない「フリーアドレス式」のレイアウトを採用してみるという方法もあります。従業員は空いている座席を自由に使うことができるレイアウトで、どの席でも使えるように無線LANを配備するなどの設備コストは別途かかりますが、座席数を少なくすることが可能ですので、職員の数に対してあまり広くない事務所におススメです。

レイアウトには他にも、プログラマーやクリエイター向けの「ブース型」やチームごとに一つのブースを作ってしまう「背面対向式レイアウト」などがあります。自社にとって最も使い勝手の良いレイアウトはどれなのか、色々検討してみましょう。

 

動線を考慮した具体的な設計

問題点を解決することができるレイアウトを立案できたら、次はそれが作業効率の最も良い動線になっているかのチェックをしてみましょう。せっかく良いレイアウトが思いついても、実際に配置してみたら「人が通れない!」なんてこともあります。

オフィスレイアウトを行う上で、「動線にどれくらいのスペースを確保すれば良いか」について正解はありません。そのオフィスで働く人の人数や事務所の広さによって異なるからです。しかし、基準とするべき寸法はあります。一般的には、標準的な通路は120センチで、メインになる通路はできれば160センチは欲しいところです。実際に通ってみるとよく分かりますが、120センチだとすれ違う際に1人はまっすぐ歩けますが、もう一人は横歩きして通る程度の幅でしかありません。これ以下の間隔では狭苦しく感じることもあるでしょう。

また、デスクとデスクの距離は背中同士では150センチ、隣の島のデスクとは最低でも60センチは離した方が無難です。どちらも通路として使用する際にそれぐらいの間隔がないと困ります。

 

オフィス家具は大きいものから移動

実際にレイアウトを変更する時は、オフィス家具の移動順番に気を付けてください。基本は大きいものから移動するようにしましょう。当たり前のことですが、大きいオフィス家具ほど重たいので移動させるのが大変です。後から動かすと、通路をうまく通らなかったり、置くはずだったスペースが狭かったりで上手く運べないことがあります。「一番大きいオフィス家具を最後の締めで配置しようと思ったら、うまく入らずに最初からレイアウトのやり直しになった」なんてことになったら大ショックです。職員からの不平不満も出かねませんので、そのようなことにならないよう最初に大きいものから移動するようにしてください。また、後から小さくて軽いものを運ぶのであれば、通路も通りやすいですし、仮にうまくスペースに収まらなくても他の場所に置いておくこともできるかもしれません。よく考えてから実際の行動に移すようにしましょう。

 

従業員からのフィードバックを得てさらに改善へ

オフィスレイアウトの変更にはゴールはありません。たとえ、一度レイアウトの変更をして現状の問題点が解決しても、その後放っておくといつの間にか別の問題点が浮上していることがあります。

そこで、普段から業務を行っている従業員から「どうしたら作業効率が上がるか」、「事務所のどこのスペースが無駄になっているか」などの問題点をいつでも挙げてもらえるような環境づくりが大事になってきます。オフィスのどの部分に問題があるのかは、実際に働いている人が一番良く分かっているものです。また、挙げられた問題点を解決することによって、「ちゃんと自分の意見が採用されている」ということを従業員が感じますので、職場のモチベーションアップにもつながることでしょう。従業員からのフィードバックを得てさらに改善を積み重ねていくことで、オフィスそのものの作業効率を上げることができるだけでなく、従業員の効率もアップすることができるので、積極的に声を拾いあげてみてはいかがでしょうか。