業務効率化できるレイアウトの工夫!

業務効率化に不可欠! オフィスレイアウトを工夫しよう!

大手IT企業が社員間のコミュニケーションから生まれる新しい発想を狙い、会議室やサロンを各所に置くなど、新しいオフィスレイアウトのあり方に注目が集まっています。

業務の効率化につながるオフィスレイアウトとはどういうものなのでしょうか。

 

オフィスレイアウトの種類

まずオフィスレイアウトにはどのような種類があるのかおさえておきましょう。基本のレイアウトには5つほどあります。一番ベーシックなレイアウトが対面式と呼ばれるもので、グループや部署ごとに向かい合わせに机を配置する、いわゆる「島型」といわれるものです。その変形型ともいえるフリーアドレス式というレイアウトもあります。これは机の配置は島型と同じですが、席が決まっておらずどこに座ってもいいというものです。また、スクール式という、学校の教室のようにすべてのデスクが同方向を向く配置もあります。あるいはデスクの周囲をパネルやパーテーションなどで囲み、ブース型の空間を作るブース式や、チームごとにひとつのブースを作り、デスクを背中合わせにする背面対向式というオフィスレイアウトがあります。これらの5つの基本的なオフィスレイアウトに、部署やグループ、業務の特徴をとらえ工夫を凝らしたレイアウトが必要となります。

 

各種レイアウトのメリットとデメリット

対面式レイアウトの特徴は、スペースを効率的に使えることと、上長や各メンバーの仕事の様子がそれぞれ確認しやすいという利点があります。デスクの配置は島型ですがフリー席のフリーアドレス式は、外出の多い営業に向いています。席が固定されていないので色んな人とのコミュニケーションが取れるメリットがありますが、無線LANや個人用収納というインフラ準備が必要です。学校の教室のようにすべてのデスクが同方向を向くスクール式は、個人の業務に集中する電話オペレーターや銀行などに適しています。コミュニケーションをよく取るような業務にはあまり向かない配置です。同じ個人の業務に集中するが、コミュニケーションも多く取るようなクリエイターやデザイナーに向いているのがブース型です。個人の空間を作ることで作業に集中しやすいですが、パーテーションの高さを低めにすることでコミュニケーションを取りやすい配慮もできます。背面対向式はスペース効率が低いというデメリットはありますが、少人数オフィスや席が少ないチームなどには向いています。

 

動線を最優先したレイアウトが基本

業務の効率化を目指すオフィスレイアウトを指向する場合には、これら5つのオフィスレイアウトのどれが一番適しているかベースを決めたうえで、独自の工夫を施していくのがよいでしょう。

その場合に念頭におきたいのが動線です。業務の内容や人数、オフィススペースの広さに応じて様々なレイアウトが可能ですが、業務効率において一番大切なのがスピード感です。コピー機などのオフィス機器との距離感もさることながら、グループやチーム間のやり取りや伝達の方法、会議をどこで行うか、そして大切なコミュニケーションをスピード感をもって取るための動線をまず考えることが基本となります。オフィスレイアウトにおいて動線を無視した配置はムダを生み、能力を発揮しづらくなるとか仕事へのモチベーション低下を招くことも少なくありません。単純に配置を変えるだけでなく、社員にムダな動きをさせない動線を中心にしたレイアウトが望まれます。

 

コミュニケーション重視のレイアウトで効率化

動線とともに大切なのがコミュニケーションを取りやすくしたレイアウトかどうかということです。特にチームで動き業績をあげるような部署においては、コミュニケーション不足は情報不足による業務の非効率を生み、業績への良い結果を得られない場合があります。クリエイターやプログラマーなど個人作業の多い部署でも、進捗状況の確認、あるいはアイデアや情報の交換などコミュニケーションの有無は業績に大きな影響を与えるものです。

コミュニケーションを多く取れるレイアウトをするにはどうしたらよいでしょうか。ブース式レイアウトでもパーテーションを低くする、フリーアドレス式レイアウトで多くの人とコミュニケーションを取れるようにするなどがあります。あるいは席の周りにフリースペースを設け、いつでもミーティングや懇談ができる環境を整えるなど、閉鎖的ではなく開放的なスペースを作る工夫が必要かもしれません。

 

使用頻度の少ないスペースは共有化の工夫を!

また、度重なるレイアウト変更や部署移動などで返ってスペースに空きができてしまったということはないでしょうか。ムダを省くつもりで行ったレイアウト変更で空きスペースや狭くなってしまったスペースができてしまうなど歪みも起こりがちです。使用頻度が少ない空きスペースなどは空かしておくのではなく、また荷物やコピー用紙を積んでおくなどムダな使い方を改め、各部署やチームの交流の場や共有スペースとして利用してはどうでしょうか。会議室は広く、たくさんの椅子があるだけではありません。小スペースに小さいテーブルと2,3脚の椅子があればスモールミーティングスペースの完成です。このような小さなミーティングスポットを作り、共有化することで、ちょっとしたコミュニケーションを取ることができ、会議室不足に悩む多くの部署の助けになるでしょう。オフィスレイアウトは動線やコミュニケーション力アップに軸足を置いた改善により、業務効率のよい部署へと変えることができます。アイデアと工夫で最適なレイアウトを目指しましょう。