情報管理体制を見直してみよう!

あなたのオフィス、情報管理体制は万全? 改めて見直してみよう!

オフィスの中では、取引先の企業や個人についての情報が多量に扱われます。住所や氏名、年齢はもちろん、何をいつ、いくらで購入したのかといった業務上の情報も、秘匿されるべきものです。さらには、従業員の個人情報や給与、営業成績なども、外部に漏れてはいけない情報のひとつです。 こうした情報の管理体制について、改めて考えてみましょう。

 

情報漏えいは企業の大きな損失に繋がる

インターネットが発達して、企業活動の在り方も大きく変わりました。情報の管理がしやすくなり、仕事効率が上がったのと同時に、気軽に情報にアクセスしたり、持ちだしたりすることもできるようになっています。 情報漏えいが起こると、信用が著しく損なわれるだけでなく、賠償や漏えい事故の周知といった対応が必要になる場合も多く、企業にとって大きな損失となります。 どの企業においても起こり得ることだと認識して、対策をとることが大切です。

 

オフィスで行う情報管理、社内編

情報漏えいを防ぐためには、何よりも社内での情報管理をしっかり行うことが大切です。情報漏えいの元になりがちなパソコンは、常にOSやブラウザを最新の状態に保ち、ウイルスソフトを入れて外部からの攻撃への対策をとりましょう。 パスワードロックを徹底して、無関係の人間が内部を閲覧できないようにすることも大切です。起動時のパスワードだけでなく、離席する際も画面にロックをかけて、通りがかった社外の人間などに画面が見えないようにしておきましょう。 また、USBメモリなどの外部機器を接続したり、web上からフリーソフトをダウンロードしたりすると、ウイルスなどに感染する危険性が高まります。このような行為は全面的に禁止するか、セキュリティ担当者が承認を出してから行うようにする方法が一般的です。 オフィス内の情報には、パソコン内のデータだけでなく、各種の書類も含まれます。取引会社の名前や情報などが記載された用紙は、不要になっても再利用したりそのまま捨てたりせず、必ずシュレッダーにかけるようにしましょう。特別な理由がある場合を除き、書類は外部に持ちださず、社内のみで利用、保管、管理することで、情報を守ることができます。

 

オフィスで行う情報管理、社外編

最近では、社外でモバイル端末を利用しながら仕事をするという方も増えてきています。企業が貸与した端末を社外で利用する場合は、セキュリティを万全にするとともに、誰がどの端末を持っているのかを常に企業側が把握する必要があります。行方のわからない端末が出てしまわないように管理を徹底しましょう。 また、社外に端末を持ちだす場合は、置き忘れや盗難が起こらないよう、十分注意する必要があります。無暗に持ち歩かない、網棚に置くなどして手から離さない、といった注意を怠らないように社員教育を行いましょう。

 

監視体制の整備も大切

サーバーや端末の操作状況については、ログをとって必要に応じて参照できるようにしておきましょう。パソコンの操作状況についてログを取っているということを従業員に周知することで、業務上必要のないサイトへのアクセスなどを防ぐ役割も期待できます。 このようなログは、万一情報漏えい事故などが起こってしまった場合に原因を特定するためにも役立ちます。日頃から事故を防ぐための対策と、事故が起こってしまった時に迅速に対応できる体制を整えておくことが大切です。

オフィスでの情報漏えいは、企業にとって大きな損失となってしまいます。情報漏えいリスクを軽減させるために、パソコンやモバイルの利用方法や持ちだしに関する規定を見直しましょう。また、情報端末だけでなく、印刷物からの情報漏えいにも注意する必要があります。