受付・エントランスが持つオフィスでの役割とは?

受付・エントランスが持つオフィスでの役割とは?

大規模なオフィスビルのでは、ビルのエントランスに受付や案内所が設置されていることがあります。このような受付は、セキュリティや信頼感の観点から、ビルへの入居を考えている企業にとってプラス評価となるものでしょう。
では、ビルそのものではなく、会社の受付やエントランスにはどのような役割があるのでしょうか。

受付やエントランスが会社を表す!

来社した方にとって、受付やエントランスは、一番最初に目にする場所ですから、企業の第一印象を決定づける場所と言っても過言ではないでしょう。企業イメージに則ってデザインされたエントランスは、多くの場合プラスイメージになります。反対に、薄暗くて掃除の行き届いていないようなエントランスでは、企業そのものにも不審感を抱かれてしまいかねません。
受付やエントランスは、直接執務を行うエリアではありませんし、来客とその場で打ち合わせをするわけでもないでしょう。しかし、企業の顔となる大切な場所ですから、ある程度の面積を確保して、お客様をしっかり出迎えられるようにしておく必要があります。場所の都合で広い面積が取れない場合は、光や素材を利用するなど工夫して、狭苦しい印象を抱かれない工夫をしましょう。

エントランス周辺は、応接室や会議室へのアクセスを考慮しよう

受付やエントランスでお客様をお迎えした後は、応接室や会議室にお通しすることになります。このような、外部からの来客者を通す部屋は、受付からスムーズに案内できる場所に作りましょう。その際、部外者を立ち入らせてはいけない執務エリアやサーバールーム、ロッカールームなどは経由せずに行けるよう考慮したほうが良いでしょう。
ゾーニングを決めるときは、来客者のための応接室や会議室と、社員だけが利用するゾーンを左右に振り分けるなど、問題やトラブルの起こりづらい配置を意識しましょう。

エントランス内部は来客者の動きを妨げないように

エントランスの内部には、受付カウンターや傘立てなどがある必要があります。また、グリーンなどの装飾品を置く場合もあるでしょう。
これらの備品は、お客様の動線の邪魔にならないように配置してください。また、社員のための傘立てやロッカーなどはエントランスに置かず、邪魔にならないオフィス内のスペースを確保しましょう。お客様が、「エントランスに入って、受付に来意を告げ、会議室などに向かう」という一連の動作をスムーズに行えることが大切です。
なお、来客者の利便性のためにも、セキュリティ上も、受付カウンターは入り口正面などのあたりを見通せる場所に配置するようにしましょう。

無人のエントランス、セキュリティは大丈夫?

人件費の節減や省スペース化などを理由に、受付に人のいない無人エントランスを採用する企業も多くあります。しかし、このような無人のエントランスを作る場合は、別途セキュリティ対策が必要になります。 会社の内部が見えてしまわないように仕切りを設けたり、勝手に部外者が入り込めないよう扉をロックするシステムを取りつけるようにしましょう。インターフォンや呼び出し用の電話を設置しておけば、来客に気づかないなどといった問題も避けられます。
こうしてセキュリティ面に配慮することで、社内の安全性が高まるとともに、来客者からの信頼度もアップさせることができます。取引先のセキュリティは、今や多くの企業の関心事となっています。しっかり対策しましょう。

まとめ

受付やエントランスは、来客者にとって、企業の信頼度を図る指標になる場所でもあります。セキュリティや見た目、利便性などを考慮してレイアウトを決めましょう。また、日頃から整理整頓を心がけ、無駄なものを置かず清潔感を保っておきましょう。