オフィス移転で最大効率を出すためのコスト削減方法

オフィス移転で最大効率を出すためのコスト削減方法

 

会社の経費の中でもオフィスの賃料が占める割合は決して小さくありません。オフィスの賃料を削減することは経費を削減することに直結し会社の業績を向上させるきっかけにもなり得ます。オフィス移転はこうした経費の問題を解消するためのひとつの方法ですがオフィス移転そのものにも経費が発生するのが難点です。せっかく経費の効率化のためにオフィス移転をしても移転そのものが経営を圧迫してしまっては元も子もありません。ここでは、とりわけコスト削減に焦点を当てたオフィス移転について解説します。

イニシャルコストを削減して、移転をスムーズに!

オフィス移転において、初期費用すなわちイニシャルコストは大きな出費になります。個人の部屋探しでも初期費用の問題から引越しを断念することがあります。しかしオフィス移転においても初期費用が膨らんだ結果、移転がスムーズにいかなくなってしまうことは決して珍しいことではありません。そもそもオフィス移転のイニシャルコストには、どのような項目があってどの程度の費用が発生するのかを正確に把握しておくことが肝心です。オフィス移転に関するイニシャルコストにはまず敷金や礼金、仲介手数料などの賃貸借契約に関わるコストが発生します。それに加えて、内装工事や電気工事、また引越し費用などの入居におけるコスト、さらには現オフィスを退去する際に発生する廃棄のための費用や原状回復工事費なども計上しなければなりません。こうしたイニシャルコストを削減するためにはどうすればよいでしょうか。 まず賃貸借契約については、敷金が6カ月の場合もあれば、12カ月という物件もあります。複数の物件をあたってみて、なるべく敷金や礼金がかからない物件を見つけることが大切です。内装工事にかかる費用なども、DIYで社内レイアウトしてみたり、什器を中古でそろえてみるなど、さまざまな方法で節約ができます。イニシャルコストは場合によっては1,000万円を超えてしまうこともあります。それだけに、小さなことでも細かくコスト削減していくことが大切です。

スペースを見直すことでコスト削減につながる

オフィスのスペースは意外とムダに使ってしまっている場合があります。オフィス移転はスペースのムダな利用を見直す良い機会にもなってくれるでしょう。オフィスのスペースは限られていますから有効活用することができればコスト削減にも直結することになるので意識しておきたいポイントです。オフィス移転の大きなメリットのひとつに分散した拠点を集約化できるというところがあります。たとえば企業によっては複数のフロアを借り、それぞれのフロアにトイレや給湯室、カラーコピー機や自動販売機を配置していることもあるでしょう。ただ、こうした拠点はワンフロアの1カ所に集約することも可能です。拠点をひとまとめにすることで、ムダなスペースを削減することができればオフィスの設備面、またはスペース面でのコスト削減にもつながります。また、カラーコピー機や自動販売機は複数台設置することでその分の電気代や維持費もかかります。拠点の集中化はこうした電気代や維持費の削減にもつながるでしょう。オフィス移転のコスト削減を目指すなら、ぜひオフィスのスペースにも着目してみましょう。

ランニングコストの削減も必要不可欠

賃貸オフィスのランニングコストは会社の経費においてかなりのウエイトを占めるものです。そもそもオフィスは会社の規模や事業の将来などを見越して柔軟に住み替えを行っていくのが一般的です。ただ、経費削減を目的としたオフィス移転であっても結果的に以前のオフィスよりもランニングコストが上昇してしまうということも珍しくありません。たとえば、経費削減のために賃料の安いオフィスに移転したとします。しかし移転したことで社員の通勤時間が長くなり社員に支払う交通費が増大してしまえば、かえってオフィスのランニングコストは上昇してしまうことも考えられます。ランニングコストの削減を見越してオフィス移転を考えるなら、さまざまな事情を総合的に判断して選択する必要があるでしょう。オフィス移転をする際は賃料の安さだけに注意を払うのではなく社員の通勤時間にも配慮やセキュリティなど社内設備の維持費なども計算に入れておく必要があります。賃料に関しては額面のみの数字に現れない要素が発生することもあります。共有スペースの光熱費や水道代が管理費に含まれていることもあるので賃料に含まれる費用の範囲をしっかり確認しておくことがランニングコストの削減にもつながります。

中長期的に見て最大効率が出る選択を

オフィス移転は目先の視点だけでなく将来を見越した大局的な視野が大切です。たとえば、賃料の高いオフィスでも更新時にかかる費用などが安ければ将来的にはコスト削減につながる面があるでしょう。あるいは内装工事にお金をかけることは目先のコストは増加するので後ろ向きになりがちです。しかし内装工事をおろそかにした結果すぐに故障や劣化が生じてしまい修理のために余計な費用が発生してしまえば、中長期的に見れば損失を被ることも考えられます。このようにオフィス移転は目先の利益ばかりを追うのではなく中長期的に見て最大効率が出る選択をするということが肝心です。特にオフィス移転は大きな出費と労力を強いられる一大事業でもあります。移転作業には短く見積もっても半年はかかり移転を繰り返すことはコストを増大させることにもなりかねません。新オフィスの具合が悪いからといって、すぐにまた移転するというようなことは避けたいところです。だからこそ中長期的な視野を持って移転計画を進めることが重要といえます。将来的に自分たちの会社がどこを目標にして移転するのか、そのビジョンを明確にすることこそが中長期的なコスト削減に直結していくでしょう。