オフィス移転の際に見直したい保険のポイント

オフィス移転の際に見直したい保険のポイント

 

オフィスを移転するとなると賃貸物件を探したり、取引先に移転の通知をしたりする必要があります。ホームページで移転のお知らせや事務手続きなど想像以上の手続きの量に圧倒されるかもしれません。このような手続きに加えて忘れてはならないのが保険の更新、新規契約など保険の見直しです。即決してしまうと保険内容からみても割高な保険に加入してしまう危険性があるので、選び方のポイントなどを知って本当に必要な保険を契約しましょう。

オフィス移転は保険を見つめるキッカケになる

オフィスを移転する理由は、「分割したオフィスをひとつにまとめる」「労働環境を改善する」「オフィススペースを増やす」など企業によってさまざまでしょう。しかし、いかなる理由であっても、オフィス移転がその企業にとって「転機」となる可能性は高いといえます。どの物件を借り、または購入するかに悩んだように、保険についても保険料と補償内容のバランスなど十分に時間をかけて見つめ直すことが必要です。 もっとも、保険と一口にいっても、社会保険や労働保険、火災保険・地震保険、社用車の自動車保険などさまざまなものがあります。そのすべてについて従来の保険会社と契約を更新できないという可能性もあるでしょう。遠方の地にオフィスを移転させる場合は保険会社の対応地域外になる可能性もあります。また場合によっては新しい地では社用車を使用しないため、自動車保険に加入しないこともありえます。これまで業務に追われて保険を見つめ直す機会のなかった企業にとっても、オフィス移転は1つの転機なので保険を見つめ直す良い機会といえるでしょう。後述するポイントを参考に充実した保険を選ぶようにしてください。

保険の手続きを忘れると損をすることもある

保険に関する手続きで注意しなければならないのが、「社会保険」と「労働保険」です。社会保険とは健康保険や厚生年金など従業員の保険のことであり、従業員の生活を保障するのになくてはならないものです。社会保険に関して移転から5日以内に社会保険事務所に適用事業所所在地・名称変更届を提出しなければなりません。もしこれを怠ると、従業員の年金手続きが正しく行われない可能性があり、後々トラブルに発展する可能性があります。社会保険の変更手続きに加えて、個人事業主ならば労働保険の変更手続きも必要です。具体的には、移転から10日以内に労働基準監督署に住所変更を知らせる書類を提出しなければなりません。これらは特に重要な手続きなので、忘れないように注意しましょう。 火災保険や地震保険に関しては住所変更手続きや対象物件の変更手続き、自動車保険に関しては住所変更手続き、不要であれば解約手続きをそれぞれ必要に応じて行ってください。典型的な失敗としては、オフィス移転時の煩雑な事務仕事に追われて解約すべきだった契約を放置して二重に保険料を支払わなければならなくなることです。オフィス移転で何かとお金が必要な時期に保険の手続きをし忘れて損をするのは痛いところです。いつまでにどんな手続きが必要かを書き出して、そのスケジュールに沿って行動しましょう。

新しいオフィスで役に立つ保険を選ぼう

「保険を選ぶ」には2段階の意味があります。1つ目の段階はオフィスに必要な保険が何かを選ぶ段階(社用車はないので自動車保険は必要ないなど)です。たとえばオフィス移転前にはまだ法人でなかったがオフィス移転に伴って法人なりする場合には、健康保険など社会保険への加入が必須となります。オフィス移転に伴って事業形態を変更する場合には、どのような保険が必須となるのかを調べておいた方が良いでしょう。また、オフィス移転後には節税に力を入れたい場合には法人保険の加入を検討することをおすすめします。法人保険とは、経営者個人や従業員個人ではなく法人が締結する損害保険または生命保険のことです。経営者の死亡時に保険金を受け取れるほか、予想外の事態で赤字となったときに解約返戻金としてお金を受け取ることができます。また、この保険料の全部または一部が「損金」として算入されるため、法人税の支払総額を減らすことができます。火災保険や地震保険は必要かなど、どの保険に加入すると、ビジネスにとって役立つのかを考えてみると良いでしょう。

保険にも種類がたくさん!選ぶ時のポイントとは

次に、どの保険会社のどの保険契約を締結するかを選ぶのが2つ目の段階です。多くの場合、保険額・保険期間を参考に決めます。また、法人であれば従業員の数など法人の規模も参考になります。1社に見積もりを依頼して即決するのではなく、複数の保険会社の担当者から話を聞いて選びましょう。どうしても時間はかかってしまうため、オフィス移転前から少なくともいくつか候補は見つけておいた方が無難です。 保険にもいろいろな種類があるため、どれを選べばいいのか悩んでしまうでしょう。このとき、1つの選択肢としては「その業界のトップの商品を購入する」という選択肢があります。通常トップにはトップであるがゆえの理由があり、他の商品にはない強みがあります。ただ、その分保険料などは高くなっていることもあるため、売上とのバランスをみて決める必要があります。加えて、万一の時に保険会社が倒産していたでは意味がないので、業績が安定している保険会社を選ばなければなりません。この意味でもその業界トップの保険会社と契約を締結する意義があるでしょう。失敗しないように慎重に検討してください。

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