具体的な移転・改装のスケジュールとは?

具体的なオフィス(事務所)の移転・改装のスケジュールは?

オフィスの移転や改装は、思い立ったからといっていきなり始められるものではありません。準備段階を含め、実行にはある程度時間がかかるものですから、計画的に進めるようにしましょう。移転や改装のスケジュールについて、何にどのくらい時間がかかるのか、具体的にご紹介します。

 

オフィスの移転は半年以上前に決める必要がある!?

事務所として契約している物件は、賃貸契約の解除のための通知を数か月前に出す必要があります。一般的な住居用の賃貸物件とは条件が異なるため、移転の直前に慌てることがないようにしましょう。 具体的にいつまでに届けを出すのかは契約内容によって異なりますが、6か月前というケースが多くなっています。オフィスの移転を考えている場合は、まず、いつまでに契約解除の申し出をすれば良いのか契約書を改めてチェックしてみましょう。 6か月前に通知しなければならない契約であった場合は、遅くとも移転の半年前までに移転計画を固めなければいけないということになります。通知を出したけれど次の物件が決まらない、引越しが間に合わない、ということにならないよう、しっかり準備を進めておきましょう。 また、オフィス物件の改装についても、レイアウトの変更だけではなく、大掛かりな内装工事を行う場合は、事前に管理会社に許可を得る必要があります。工事の期間や内容について、事前に相談をしておきましょう。

 

3~6か月前には新事務所を決定して工事業者を選定する

移転先のオフィスは、元々の物件を退去する半年から3か月前には決めておくようにしましょう。事業規模にもよりますが、オフィスの移転には内装工事や引越しスケジュールの策定、レイアウトの策定など様々な準備が必要になります。余裕を持って進められるよう、早めに物件を探しておくことをおすすめします。 また、工事業者や引越し業者の選定も同時期に進めておく必要があります。業者が決まらなければ、具体的なレイアウトやスケジュールを決めることもできません。スムーズに移転を進めるためには、早めの行動が必要です。 ただし、焦って業者を決めてしまうと、のちのち希望の工事ができなかったということも起こり得ます。合見積を取って、慎重に検討するようにしてください。

 

レイアウト図を元に1~2か月前には具体的な内容を決定する

移転予定日の1~2か月前には、移転先、もしくは改装後のオフィスの具体的なレイアウトを決定して、工事内容の検討に入ります。 オフィスのレイアウトが決定するまでは、必要な部材や工期、見積もりを出すことができません。さらに、希望が増えたり、不具合が見つかったりして追加工事が発生することもあります。 移転までの間に十分な工期を確保できるよう、早めにレイアウト図を完成させて、具体的な工事内容の打合せを進めるようにしましょう。

 

実際の移転や工事作業スケジュールは事業スケジュールと合わせて決定する

移転や工事を行う際に、業務を止めるのか、それとも業務自体は継続して行ったまま、平行して引越しや内装工事を行うのかによって、スケジュールの立て方が変わってきます。また、夜間のみの工事で施工を進めたい場合や、1日だけ業務を停止して全ての作業をその日に完了させたい場合などもあるでしょう。まずは社内の希望スケジュールをはっきりさせて、業者と細かい日程の打合せをしましょう。

オフィスの移転、改装を行うためには、計画的な段取りが必須です。オフィスの移転の場合は、半年ほど前に賃貸契約の解除を申し出る必要がある場合が多いため、特に注意するようにしてください。移転や改装の1~2か月前にはレイアウト図を決定し、具体的な打合せに入れるように準備を進める必要があります。

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