オフィス移転を段取りよく進める方法!

オフィス移転を段取りよく進める方法!

 

オフィスを移転する際には、しなければならない事柄がいろいろ発生します。オフィス移転の段取りに抜けがあると、予定通りの日程で進められなくなり、大きなトラブルに発展する恐れもあります。必ず事前チェックリストを用意し、それを確認しながら進めるようにしましょう。

 

旧オフィスに関する移転チェックリスト

  • 解約手続きの方法
    オフィスの移転を検討する際は、まず、解約手続きをどのように進めればよいのか、あらかじめ確認しておきましょう。書面の提出によって解約を行う場合でも、事前に管理会社に口頭で伝えておくと手続きがスムーズになるでしょう。
  • 解約を申し出る時期
    解約は、賃貸契約書に記載された日数以前に申し出る必要があるため、早めに動きましょう。ただし、解約日をあまり急いで決めてしまうと、原状回復工事や新オフィスの準備が間に合わない恐れもあるため、慎重な判断が必要です。
  • 原状回復工事を誰がやるか
    旧オフィスの退去日までには、原状回復工事を行う必要があります。この工事は、オーナーや管理会社が指定した提携業者に依頼する場合と、入居者の希望する業者で行う場合があります。業者を指定されるのか、それとも入居者が探すのかについても、解約を申し出た際に管理会社に確認しておきましょう。
  • 原状回復工事の時期、内容、金額
    原状回復工事は、基本的に引越し日から引き渡し日までの間に行うことになります。工事の期間はどれくらいになるか、また、具体的な工事内容や金額について見積もりを出してもらいましょう。このとき、オーナー側と工事内容について意見が割れる可能性があるため、どこまでを負担するのかをしっかり話し合っておく必要があります。
  • 返還される費用がある場合の時期と金額
    敷金が原状回復工事の費用を上回る場合や、変換される保証金などがある場合は、解約後、いつ、いくら、どのように返金されるのか確認しておきましょう。

 

新オフィスに関する移転チェックリスト

  • 新オフィスの選定
    新オフィスが決まらなければ、移転スケジュールを具体的に決めることができません。早い段階で、どこに移転するのかはっきりさせましょう。
  • 新オフィスの契約
    内装工事などにかかる期間も念頭に置き、余裕をもって契約を行いましょう。
  • オフィスレイアウトの決定
    内装工事や引っ越しの際のレイアウト指示のために、新オフィスのレイアウト図を作成する必要があるでしょう。
  • 工事業者の選定
  • 各工事のスケジュール表作成
  • 予算の決定

内装工事業者を決定したら、それぞれの工事の見積もりを取り、予算の決定とスケジュールの相談を行います。工事スケジュールは移転スケジュールに密接に関わるものですから、万が一にも遅れが出ないように余裕をもって進めます。

 

引越しに関する移転チェックリスト

  • 引越し日の決定
    引越し準備の進捗などを考慮して決定します。
  • 引越し業者の決定
  • 引越し当日の業務調整及びスケジュール決定
    オフィスの引越しは、業務を止めて行うのか、夜間や休日に行うのかなどによっても作業内容が変わってきます。オフィス移転の専門業者に依頼して、なるべく業務に支障がでない引越しスケジュールを策定しましょう
  • 引越し荷物をまとめる
    大きな荷物は業者がまとめてくれますが、個人のデスク周りの荷物など、社内で整理しておかなければならないものを把握し、管理しましょう。

 

社内の移転チェックリスト

そのほか、引越しに関わる下記のような社内業務についても順次行っていきましょう。

  • 事務所移転に関する予算策定
  • 社員への周知
  • 印刷物関係の発注、旧書類の差し替え
  • 取引先への連絡
  • 客先への案内状作成、送付
  • 各届け出書類の提出
  • 個人が預かっている鍵などがあれば返却
  • IDカードなどの返却
  • 通勤定期券の変更

 

まとめ

オフィスの引越しは、様々な要素について並行して作業を行っていく必要があります。それぞれの業務内容を理解した担当者や責任者を定めて、遅延が出ることがないように確実に進めていきましょう。それと同時に、社内外にスケジュール周知を行うことも大切です。