オフィスの移転、備品調達をコンサルに依頼すると便利って本当?

オフィスづくりのノウハウ オフィスの移転、備品調達をコンサルに依頼すると便利って本当?

オフィスの移転や、それに伴う備品調達は莫大な時間のかかる作業です。普段の業務の手を止めてこれらの作業をすることは、会社にとっても社員にとっても大きな負担になってしまいます。このような負担を軽減させる方法のひとつに、「オフィス移転のプロに備品調達業務を外注する」というものがあります。

 

オフィス移転時の備品調達って?

オフィスを移転する際には、様々な備品の入れ替えや新規購入が発生します。古くなった家具類を買い替えたり、新しいオフィスレイアウトに合わせてデスクを新調したりといったことから始まって、パーティションや会議室のプロジェクター、ドリンクサーバーなど、様々な備品を用意しなければいけません。 このような設備の入れ替えや新規購入は、通常業務の中でも発生し得ることではありますが、オフィス移転時は規模が大きくなる分、ミスも起こりやすくなり、その影響が多大になるものです。移転先でデスクが不足したり、購入したロッカーが部屋に入らないなど起これば、大きなトラブルに繋がってしまいかねません。

 

オフィス移転コンサルは何をしてくれるの?

オフィス移転コンサルというのは、オフィス移転にかかるすべての業務を一括して行ってくれる業者のことです。新オフィスのレイアウト設計から、備品の調達、実際の引越し、スケジュールの策定、内装工事手配や工事項目決定など、オフィス移転に関する諸所の業務を一手に引き受けて管理してくれるのがオフィス移転コンサルです。 オフィス移転は、様々な作業のスケジュールや業務内容を鑑みた上で行う必要がありますが、コンサルタントにすべてを任せてしまうことで、いちいち進行状況を説明する必要がなくなります。それに加えて、移転のための取引先を増やさず、支払いなどの事務作業を一元化でき、トータルコストを抑えられる可能性が高いというメリットもあります。

 

備品調達をコンサルに依頼するメリット

  • コストを抑えられる
    多くの場合、ひとつひとつ別々に自社で手配を行うよりも、まとめてコンサルに依頼した方が、トータルのコストを抑えられます。
  • レイアウトに合った備品を選択してくれる
    コンサルにレイアウトから備品調達までをまとめて依頼することで、レイアウトをきちんと理解した上でそれにあった備品を的確に選定してもらえます。
  • 自分で探す手間を省け、条件に合ったものを提案してもらえる可能性が高い
    必要な備品をひとつひとつ探して決めるのは、意外と大変です。サイズやデザインなどを伝えるだけで、それにあったものを見つけてもらえるというのは、社員の負担や人件費を考えると大きなメリットになります。
  • 万が一トラブルが起こった場合でもコンサル側で対応してもらえる
    納入された備品類に不備があった場合や、条件に合致していなかった場合などでも、コンサル側で交換や返品など対応してくれるため、面倒がありません。
  • 不要になった備品の処分も依頼できる
    新しい備品の調達と同時に発生するのが、不用品の処分です。これについても、コンサルに依頼することでまとめて処分をしてもらえます。

 

備品調達を自分で行う場合の注意点

備品調達をコンサルに依頼せず、自社で行う場合は、新しいオフィスに問題なく設置できるサイズなのかということと、発注数に過不足がないかということ、納入のタイミングが適切かどうかといったことについて配慮する必要があります。

 

まとめ

オフィス移転の際には、多くの作業が発生するものです。少しでもその業務を軽減させるために、オフィス移転コンサルの利用を検討してみてはいかがでしょうか。移転に関するスケジュール管理はもちろん、トラブル発生時にも対応してもらえるため、通常業務への影響が少ないスムーズな移転が可能になり

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