バーチャルオフィスを利用するメリットとデメリット
1円起業や1万円起業などによって、気軽に会社を立ち上げられるようになったことから、起業をすること自体よりも、オフィスを構えることの方が経費がかかったり、大変であったりする時代になってきています。こうした中で注目を集めているのが、バーチャルオフィスです。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスとは、オフィスの在り方のひとつで、名前の通り、リアルではない「バーチャル（仮想）」のオフィスを構えるという方法です。
バーチャルですので、オフィスとして登録した場所に実際に入居したり、働きに行くことはありません。
しかし、住所や電話番号をレンタルすることで、オフィスとして登記することができるのです。
バーチャルオフィスの契約で利用できるサービスには、次のようなことが挙げられます。
- 住所を借りる
- 電話番号を借りる
- FAX番号を借りる
- 住所や電話番号などを名刺に記載する
- 電話や郵便の転送サービスを利用する
- 電話応対用の秘書サービスを受ける
- 登記時に住所を利用する
費用を抑えられることが大きなメリット
バーチャルオフィスには、オフィスを構えるための経費を大幅に削減できるという大きなメリットがあります。
バーチャルオフィスの多くは、都心の一等地に存在しています。青山や銀座、六本木といった一等地の住所を利用できるということは、それだけ会社の価値を高め、信頼感につながります。
また、新たに起業する場合、自宅で登記したくないということもあるでしょう。個人で行っている場合など、自宅住所を出したくない場合にもバーチャルオフィスは便利です。
電話の転送や秘書代行サービスを利用すれば、事務員を雇わなくても、問い合わせの電話が取れずに客を逃してしまうこともありません。
業務に支障が出る場合
コスト面でメリットの大きいバーチャルオフィスですが、デメリットもあります。
- 手続き関係
銀行の法人口座の開設、許認可の取得、社会保険への加入などの際、バーチャルオフィスの住所や電話番号だと認められない場合があります。バーチャルオフィスは気軽に登録ができるものですから、事業の実態がないとみなされたり、該当の場所で業務を行っているとは認められないことがあるのです。また、事務所の広さなどが許認可に関係する事業については、バーチャルオフィスでは許認可が下りません。 - 信頼関係
取引先に「バーチャルオフィスである」ということがわかると、「オフィスを構えていない」ということで信頼度がダウンしてしまうこともあります。オフィスを維持していけるということが信頼感につながることもあるので、注意が必要です。 - 住所の重複
バーチャルオフィスでは複数の企業が同じ住所を使うことになるため、インターネットなどで検索をすると同じ住所の会社が複数出てくることがあります。こうなると、「バーチャルオフィスである」ということがわかってしまいます。 - 打ち合わせ
バーチャルオフィスにはオフィスの実態がありませんから、打ち合わせのために来社してもらうということができません。ただし、中には応接スペースや会議室を併設しているバーチャルオフィスもあります。
バーチャルオフィスが向いている業種
バーチャルオフィスは、来客が多い業種や特別な許認可が必要な業種にはあまり向いていないと言えるでしょう。反対に、来客がそれほど多くないIT関係や、外部に出向くことの多いコンサルタント関係などの業種の場合は、バーチャルオフィスの利用であっても大きな問題はないと思われます。
まとめ
安価に利用できて一等地の住所での会社登記が可能なバーチャルオフィスは、起業したばかりの方や、コストを抑えて会社運営をしたい方にぴったりのサービスです。反面、来客対応が難しいなどの問題もありますから、企業の特性に合っているかどうかを見極めて利用しましょう。
