オフィス移転・改装を機にオフィス環境から働き方を改革し、従業員エンゲージメントを高める

はじめまして!  UT SPACE Webマーケティング担当のYです。

本コラムでは「従業員・企業がともに成長していけるオフィスになるための知識」を継続的にお伝えしていきます。

記念すべきコラム第1弾では、

・従業員が「働きにくい」と感じる、オフィス内の集中力の妨げに繋がっている要素

について書いてみました。

唐突ですが、日本企業の労働生産性が伸び悩む現在、その課題を解決するために必要とされているのが、組織力の強化やそのための「働き方改革」です。

そこで昨今、『従業員エンゲージメント』という考え方が、企業において重要視されるようになってきていることはご存知でしょうか。

エンゲージメントとは、端的に言えば従業員の『「I Love Company」度合い』を数値化したものになります。詳しくは以下をご覧ください。

UT SPACEでは、オフィス環境によって、従業員の『「I Love Company」度合い』(エンゲージメント)を高めることができると考えています。中でも、オフィス移転や改装はその絶好機です。

「働きやすさ」「働き方改革」にもさまざまな要因がありますが、今回はオフィスの「仕事に集中できるワークスペース(執務室)」について考えていきましょう。今回は、未だに日本の多くの企業で採用され続けている、「オープンオフィスレイアウト」を題材としました。

もちろん、コミュニケーションが取りやすい、スペースを有効に使えるなどのメリットもあるのですが、“オープンオフィスレイアウトだけ”の環境だとデメリットもあるということが前提の話になります。

目次
0-1. 日本のワーカーたちのオフィス不満足状況
0-2. 仕事に集中できるオフィスへの需要は?
1. オープンオフィスレイアウトの落とし穴
2. ワーカーの視界に入るノイズ

3. ワーカーが感じる他人の気配によるノイズ
4. ワーカーが気になる会話声によるノイズ
5. 解決方法

0-1. 事実、日本のワーカーたちは、オフィスに“大いに”満足していない

オフィス内装や家具に満足していない人たちの割合
グラフ1(クリックで拡大)_『一般社団法人 日本オフィス家具協会 顧客政策委員会』(JOIFA)より

本題へ入る前に、日本のワーカーたちが、自分のオフィスについてどのように感じているかを、アンケートから見ていきます。

上のグラフ1は、『一般社団法人 日本オフィス家具協会 顧客政策委員会』(JOIFA)が2017年に発表した、『「オフィスワーカーから見た、オフィス環境ニーズのトレンド」を探るための調査の実施と、分析結果を踏まえた提言・提案から抜粋したデータです。グラフの赤い部分に注目してください。そこに示されたパーセンテージは、オフィス内装や家具に満足していない人たちの割合です。

同報告は、首都圏に存する事業所に勤務するワーカーに対し、日本オフィス家具協会がインターネット調査を行って得られた集計結果になります(調査依頼数 4,913 有効回答数 3,316)。


グラフ2(クリックで拡大)_『一般社団法人 日本オフィス家具協会 顧客政策委員会』(JOIFA)より

その一方で、グラフ2を見てもらえばわかりますが、ワーカーたちはオフィス環境が、成果や意欲に影響すると思っていることが明らかになっています。それは即ち、「オフィスが働きやすくなれば、もっと会社に貢献できるのに」という、ワーカーたちの会社へ対する期待の裏返しとも言えます。

さまざまな調査結果によると、オープンオフィスレイアウトはワーカーにとって、集中することが難しい環境であったことが報告されています。その原因は、同じ環境で働く同僚の存在に起因していました。私たちは悪意がないにも関わらず、互いに集中力を下げ合っていたのです。一体どういうことなのでしょう? 掘り下げて見ていきます。

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0-2.「仕事に集中できるオフィス」への需要は?

オフィス環境の影響
表1(クリックで拡大)_『一般社団法人 日本オフィス家具協会 顧客政策委員会』(JOIFA)より

上の表1(同報告書より部分的に抜粋)は、グラフ2の中で、「オフィス環境の良し悪しは、仕事の成果をあげることに影響する」「オフィス環境の良し悪しは、仕事に対するモチベーションに影響する」への回答ごとの、「共感するオフィス像」への各質問に対する回答数とパーセンテージです。

オレンジで示された項目は、上記設問と表1左側の各設問に「そう思う・ややそう思う」と肯定的な回答が過半数を超えていることを示しています。「仕事に集中できるオフィス」、この項目と関連のある「働きやすい(仕事がやりやすい)オフィス」に半数以上の回答者が共感の対象と答えています。

グラフ1で明らかなように、ワーカーの半数以上が現在のオフィス環境に不満を感じていることを踏まえれば、表1で「仕事に集中できるオフィス」「働きやすい(仕事がやりやすい)オフィス」に肯定的な回答の中には、期待や願望が大いに含まれていると見て問題ないでしょう。

1.オープンオフィスレイアウトの落とし穴

オフィスイメージ今現在もアイランド式のオープンオフィスレイアウトの中で働いているという人が多いのではないでしょうか。日本ではこれまで、多くの企業がオフィスとしてこの形を採用してきました。

オープンオフィスレイアウトとは、パーテーションなどもなく横一列に机が並び、対向にも同様に机が置かれた、文字通り島型の右写真のようなデスク配置のことを指します。「お誕生日席」に、上司が座っている形が典型的なものです。

筆者もオープンオフィスレイアウトの中で働いたことがありますが、仕事中の集中が妨げられたのは、周囲のEnterキーのハードヒット音や周囲の人同士の会話、電話の声、同僚が何度も通過する背後の気配、向かいの人の動作や会話などでした。

加えて、こと集中の妨げという意味においては、(その人には何の罪もありませんが)向かいに座っている女性が好みのタイプだったなんてことも、要因としてあったような……気がします(笑)。

近年はさまざまな脳に関する研究・調査が進んでおり、オープンオフィスレイアウトの中では、脳が優秀すぎるあまりに、働く上での不利益(生産性の下降)に繋がっているケースが報告されています。

視覚情報以外にも、私たちの脳は他者の話し声や他人から見られているような感覚も敏感に感じ取るのです。では、具体的にそのいくつかを見ていきましょう。

2. ワーカーの視界に入るノイズ

ウォール・ストリート・ジャーナル(米・経済紙)の記事では、視界に入る物の動きなどの視覚的ノイズがワーカーの集中を阻害することに言及していました(https://www.wsj.com/articles/why-you-cant-concentrate-at-work-1494342840)。

ここで語られている視覚的ノイズとは、オープンオフィスレイアウトで仕事をしている人たちにとっては、視界の中のモニター外の領域に写り込む、人やモノ、その動きです。

先ほどの筆者の例を当てはめるならば、「向かいの人の動作」や「向かいに座っているタイプの女性」の素振りがノイズということです。

米・プリンストン大学の心理学、神経科学研究所のSabine Kastner教授の調査によれば、脳は視野に入るものの動きを認知してしまうため、集中するためにはそれらを除去しなければならないのですが、私たちの脳は、視覚的ノイズをブロックする能力に長けていないと説明しています。

その結果、脳は集中できないだけでなく、さまざまな視覚情報を処理せねばならないために能力を浪費し、その機能が衰えてしまうと言うのです。

3. ワーカーが感じる他人の気配によるノイズ

執務室(合同会社バイブリーアニメーションスタジオ)

合同会社バイブリーアニメーションスタジオ 様 事例・実績 前後左右からの視線を意識しないで済むレイアウト

ワーカーの集中力を散漫にする要素はいくつもありますが、他者から感じる気配(視線)もそれに該当します。

オープンオフィスレイアウトのようにパーテーションもなく、横並びにワークデスクが配置されていると、実際には見られていなくても、向かい側に座る同僚からは監視されているような気分にもなりますし、左右の同僚からはいつ何時も自分のモニターを覗き見られているような感覚に陥るという人も少なくないのでは? 

筆者が雑誌の編集部に所属していた時、表紙用に若い女性のグラビア(水着ではありません)を選定するために、画質や表情、ポーズを精査せねばならず、モニターにデカデカと若い女性の写真を開いて、隅々まで眺め回すなんていう仕事もしていました(笑)。それはもう周囲の視線が気になって、恥ずかしいのなんの(註/作っていたのは真面目な専門誌です)。

前述のお誕生日席にいる編集長の視線をバッチリ感じられるオープンオフィスレイアウトだったため、肩身の狭さと言ったら当時は計り知れないものがありました(笑)。

前出のウォール・ストリート・ジャーナルが引用した研究結果によれば、中国の携帯電話工場で行った調査の結果、現場の監督から見えない環境で作業に取り組む方が、見られている環境よりも10〜15%ほど、生産性が向上したそうです(http://journals.sagepub.com/doi/abs/10.1177/0001839212453028)。

その理由は、規則通りにやらせたいという監視の目から逃れたことで、ワーカーたちは業務上の問題を改善する手段を試せたり、効率的な方法を考え出すことができたからだと結んでいます。

先ほどの筆者の例に当てはめるなら表紙にはもう少し自由に、攻めた感じのセクシーな写真や、個人的趣向に偏ったカットを選ぶこともできたかもしれないということでしょうか。それによって売上部数も伸びたかもしれない……、という可能性の話です(笑)。

4. ワーカーが気になる会話声によるノイズ

過去に筆者が仕事中に気が散って仕方なかったのが、他者の電話です。例えば近くにいる同僚が「このたびは誠に申し訳ありませんでした」と、ひたすら陳謝していたとしたら……。内容、すっごく気になりませんか。これ?

要するに、これも意図せず脳が会話の内容を追ってしまってるそうなんです。だから「気になってしまう」と。興味深いのは、電話の通話声(一人喋り)の方が、周囲で対面会話される内容以上に私たちが気になってしまっているということです。

米・サンディエゴ大学のVeronica V. Galván准教授は、テストを行なってそのような調査結果を発表をしました。

そのテストとは同じパズルに挑戦する大学生グループの片方には2人の人物を近くで会話させ、もう片方のグループにはその近くで携帯電話の通話をさせるというものです。

すると、電話の通話を聞かされた学生たちの方が注意力が散漫になったという結果と、彼らの方が話している会話内容を覚えていたという結果が得られたと言います(https://well.blogs.nytimes.com/2013/03/13/study-adds-to-evidence-of-cellphone-distraction/)。

Galván准教授のレポートでは、「一人の人物の会話だけしか聞こえていない場合、それを聞いている人は意図せずも聞こえた言葉から相手の会話を絶えず探ろうとしてしまう」そして、「本来行おうとしていた行動、目的以上に注意を引きつけられている」と説明しています。

5. 解決方法

ここまで長々と書いてきましたが、要するに仕事に集中するために欠かせない私たちの脳は、オフィス内の周辺環境や人々の言動によって勝手にノイズを察知し、「そうなれない」状況に追いやられているということがわかりました。

とは言え結局のところ、仕事に集中するためには邪魔を排除するしかない訳ですが、脳が優秀すぎるためにオープンオフィスレイアウトではそれが難しい

だとしたら、ワーカー達は
ノイズに溢れたワークプレイスから「体ごと逃げるしかない」のです。

それならば企業は、大切な従業員の作業効率、生産性を確保するためにも、ワークプレイスの選択肢を用意してあげる必要があります。

集中ブース

写真 : Steelcase

企業は手始めに、フリーアドレス(※1)、グループアドレス(※2)化が、マストで求められるでしょう。その上で、半個室的な集中ブース(写真上)やさまざまな用途で自由に使える個室を設けてみたり、反対に電話のためのブース(写真下)を設けるということもできます。

オフィスレイアウトの改善やパーテーションの設置・活用で、他者の視線や動作を感じにくくする工夫もできるでしょう。より視点を広げるなら、喫茶店やコワーキングオフィスなどのテレワークを認めるという「制度」で対応するという手段もあります。

※1……オフィスの中で固定席を持たずに、ノートパソコンなどを活用して自分の好きな席で働けるスタイルのこと(コクヨ・働き方用語辞典より)
※2……フリーアドレスのタイプのひとつ。グループのメンバーが、指定された範囲の席に座るオフィス形態(コクヨ・働き方用語辞典より)

これらによって、企業はワーカーの働き方、働く場所に選択肢を持たせることで、集中力改善、生産性の向上につなげることができるし、働きやすい環境を与えてくれたことに対するワーカーからの感謝の気持ち、愛社性の獲得が期待できます。

あなたは自分のオフィスでの「働き方、働く場所の選択肢」について、改めて考えてみる価値があるとは思いませんか?

UT SPACEでは、独自のモニタリング手法を用いて、オフィスを実際に使う従業員が求めている意見を可視化・数値化し、オフィスづくりに反映させていきます。オフィス移転・改装にお困りの際はぜひご相談ください。

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