エントランス、会議室のオフィスデザインは、従業員が使いやすくてこそお客様のためになる

こんにちは! UT SPACE Webマーケティング担当のYです。

まだ、これが2回目の記事なので、ご挨拶ついでに本コラムがどういう目的で書かれているものなのかを説明しておきましょう。

第1回コラム:移転・改装のポイントを凝縮! あなたの会社の従業員はオフィスにこんな不満を抱えています!!

労働力の減少傾向に伴い、日本企業の労働生産性が伸び悩む現在、その課題を解決するために必要とされているのが、組織力の強化であることは間違いありません。

ユニオンテックのUT SPACEでは、オフィス環境、オフィスデザインが、従業員エンゲージメントないしは組織力の向上に寄与すると考えています。

オフィス移転や改装は働く環境をドラスティックに変える絶好機なのです。

そこで、本コラムではオフィス移転や改装を考えている方々に、「従業員・企業がともに成長していけるオフィスになるための知識」を継続してお伝えしていきます。

では、本題に移っていきましょう。

なおエンゲージメントとは、端的に言えば従業員の『「I Love Company」度合い』を数値化したものになります。詳しくは以下をご覧ください。

オフィスデザインにおける大切なこと

エントランスや会議室等のパブリックスペースについて考える前に、そもそものオフィスデザインにおける大切なことを簡単に。

前回の記事でも紹介しましたが、日本のオフィスワーカーたちは下のグラフ1の通り、自分が働いているオフィスに満足していません(第1回コラムより再掲。データの出典元は『一般社団法人 日本オフィス家具協会 顧客政策委員会』(JOIFA))。


グラフ1(クリックで拡大)

ワーカーたちに不満に思われているからこそ設計、オフィスデザイン、レイアウトやゾーニングは、見た目の良さだけでなく利用することを前提に、計画しなければいけないのです。

オフィスと一言に言っても、利用者や用途もスペースによってさまざまな形がある中で、その空間を使用しうる人たちが快適にすごせる場所であることが大前提となります。

それらを踏まえてた上で、現在は業種を問わず、他社との差別化、自社のブランディングが求められる時代です。対外的な施策として、自社コンセプトに基づくオフィス環境整備が以前にも増して重要視されるようになってまいりました。

オフィス空間のコンセプトも、デザインも、機能性も、予算もご相談ください。

エントランスのデザインに考える、その存在意義とは?

表1・2016年度・2017年度の経営課題比較

上の「表1」をご覧ください。これは『一般社団法人 日本能率協会』(JMA)が発表した『2017年度 第38回当面する企業経営課題に関する調査』から抜粋したデータです。2016年度調査との比較すると、2017年度は「働きがい・従業員満足度・エンゲージメントの向上」「現場力の強化」がトップ10内に入り込んでいます。

筆者の見解という要素も込みの話になりますが、現場力や働きがい・従業員満足度・エンゲージメントの向上を持って、「売り上げ・シェア拡大」を図っていきたいという企業の意志の現れとも見ることができます。

最も来訪者の目に留まりやすいエントランスや打ち合わせスペースを革新すれば、費用を抑えながら、お客様の御社に対する印象を大きく変えることが可能です。エントランスは“企業の第一印象を決める場所”でもあります。

加えて、表1からも明らかなように、そうしたメリットや来客を迎えるホスピタリティーとは別に、オフィスデザインを従業員エンゲージメントやモチベーション向上に活用するケースが増えてきました。

なぜなら、エントランスにしろ会議室にしろ、オフィス内のいかなる空間も、来客以上に使用するのが従業員に他ならないからです。

エントランスデザインのポイント
「ワーカーへの配慮がお客様へのアピールに直結する」

株式会社 Candee 様 内装施工・事例・実績(エントランス)
メディア事業を展開する会社らしい、創造性を掻き立てるようなデザイン

エントランスは、お客様以上に従業員が毎日通る動線の起点だからこそ、社内への訴求力も大きくなります。ロゴをはじめ、コーポレートカラーやヴィジュアライズされた理念など、自社が何者たるかを打ち出すことは、お客様に会社を理解してもらうだけでなく、従業員の行動指針にもつながるでしょう。

計画的に正しくデザインされたエントランスであれば、ワーカーたちは毎日そこを目にするわけですから、企業としてのイメージやカラーが自然とワーカーたちに刷り込まれていくのは言うまでもありません。

加えて、「かっこいい」「おしゃれ」など、デザイン性に優れていればなお良しです。筆者は自動販売機で缶コーヒーを買って飲むよりも、オシャレなカフェで一服する方が、テンションが上がるタイプなのですが、エントランスにも同じような要素を求めている人は多いのではないでしょうか。

会議室・応接室のデザインに考える、その存在意義と問題点とは?

前述エントランスの部分でも述べましたが、こうしたパブリックスペースを最も利用するのは、お客様でもなく、協力会社の方々でもなく、会社の従業員です。

商談も、社内ミーティングもそれぞれ成約や決定事項など、何らかの結論に向かって話し合っていくための場なので、良質な会話が交わされる空間であることが求められます。

そのために、現状の日本のオフィスはどのような問題を抱えているでしょうか。

問題点1・会話漏れへの不満

円グラフ1(『コクヨエンジニアリング&テクノロジー株式会社』の「オフィスの音環境に関するアンケート調査結果」を基に作成)

円グラフ2(『コクヨエンジニアリング&テクノロジー株式会社』の「オフィスの音環境に関するアンケート調査結果」を基に作成)

コクヨエンジニアリング&テクノロジー株式会社』が2015年3月に、全国のオフィスワーカーを対象に行った「オフィスの音環境に関するアンケート調査結果」によると、社内外に関わらず、6割強の人々が会話漏れが気になって「会議に集中できない」「安心して商談が行えない」と答えています(円グラフ1・2参照)。

同調査ではやはり機密情報や個人情報など、秘匿性の高い内容を話さなければならない場合の懸念が主だった要因でした。

近年はWebカメラなどを駆使したオンライン会議も一般的になっており、新たな対策も必要になってきています。大勢で行われる会議となると通信相手も会議室の参加者も必然的に話し声が大きくならざるを得ません。

しかしながら、同調査によると職場の会議室や応接室(天井まで壁がある個室)で、会話漏れ対策を行なわれていると回答した人の割合は90.3%と非常に高い数値を示しています。

一方、「社内外の会議において使用する場所に求める必要な要素」についての質問については、最重要事項ではないと言うワーカーの回答が出ています。

つまり、企業はワーカーたちの潜在的なオフィスへの要望を汲み取れていないと言えるのです。

問題点2・会議室不足への不満

スリーエム ジャパン株式会社』がインターネットでリサーチしたところ、会議が増える新年度には「2人に1人が会議スペース不足についての悩みを持っている」(「よくある」「ときどきある」の合計が53.5%)ことがわかりました(『「会議」を救うのは、会議室から離れることだった!? 「会議室以外で会議を行うこと」にメリットを感じる人が 45.6% ~いつもと違う環境が発言の活性化につながる理由とは?~』より。円グラフ3参照)。

円グラフ3(『スリーエム ジャパン株式会社』の「『会議」を救うのは、会議室から離れることだった!?  -以下省略-』を基に作成)

また、会議室を使用する際は、予約などの事前準備が必要となりますが、「空予約」も会議室不足の一因となっています。空予約とは元々は使う予定だったのに、何らかの理由でキャンセルとなったものの、予約のキャンセルをしないままになっている状態です。

筆者もついつい予約していたことを忘れていて、やんわりとクレームを受け取ったこともなくはありません。同僚からすれば、その予約があったがために、「泣く泣く別日で打ち合わせを計画した」などということだって有り得ることなので、決して軽視できる問題ではないのです。

会議室・応接室デザインのポイント
「有意義な意見交換ができる環境を最優先に考えるべし」

会話漏れに対しては「サウンドマスキングシステム」という、音漏れ問題を解決するソリューションがあります。前述のコクヨをはじめ、同様のシステムを提供している会社もいくつありますが、どういうものかは下の動画をご覧いただくと、効果とともに理解が深まるでしょう。

 

コクヨのサウンドマスキングシステムの動画も、同社の専用ページにてご覧になれます。

会議室の不足については、増設が可能であれば、それが一番早い解決方になりますが、なかなかそうはいかない事情もあることでしょう。それならば、円グラフ4をご覧ください。

円グラフ4(『スリーエム ジャパン株式会社』の「『会議」を救うのは、会議室から離れることだった!?  -以下省略-』を基に作成)

「会議室が空いていないという理由ではなく、その他の目的を持って、いつもと違う環境(会議室以外)で社内会議をすることはありますか?」というアンケート(男女400名のワーカーを対象)に対する回答の割合です。こちらも『スリーエム ジャパン株式会社』が発表した同じ調査によるデータになります。

「よくある」「ときどきある」の合計が45.6%となっており、会議室をあえて避けるメリットがあることを覗かせています。いつもと違う環境として選択されていたのは、大半が共有スペースでした。そして同調査によると以下のような理由が挙がっています。

  • 「会議室で行う場合、場所をセッティングする準備などがあり、その間に情報が陳腐化してしまうから」(男性/事務)
  • 「時間がない時に全員が会議室に集まるのは難しい」(女性/技術系)
  • 「ざっくばらんに意見を聞くことができるから」(男性/技術系)
  • 「会議室では緊張感があるため、有意義な意見が出ないから」(男性/事務)
  • 「いろいろな人が気軽に意見を出しやすい」(男性/人事・法務・総務)
  • 「新鮮なアイディアが出やすくなる」(男性/営業・営業企画)
  • 「場所を変えることで気分転換でき、いいアイディアが出る」(女性/営業・営業企画)

 

カフェスペース(株式会社株式会社WIND-SMILE)

株式会社WIND-SMILE 様 内装施工・事例・実績
共用スペースではリラックスもできて、簡単な打ち合わせも可能

つまり、あえて会議室以外の場所で打ち合わせを行う方が、準備などに伴う心身の負担も少なく、また充実した意見交換ができると捉えている人が少なくないという見方ができるのです。

これらのデータから言えることは、会議室を増設せずとも、設計、オフィスデザインの段階で共有スペース、マグネットスペースなどにテーブルを置くことを検討した方が、会議室の増設よりも生産性を向上させられる可能性を秘めているということだと思います。

また、現状の会議室を有効に活用するためには、「空予約」対策で、自動キャンセル機能(開始時間から一定時間利用がないと、予約がキャンセルされる)も実装された会議室予約システムも開発されています。こうした技術の導入により、稼働率を適正にすることができるでしょう。

オフィス空間のコンセプトも、デザインも、機能性も、予算もご相談ください。


ユニオンテックのUT SPACEでは、綿密なヒアリングを通じてオフィスの現状、オフィスに対するご要望を踏まえた上で、オフィスデザインや空間全体の雰囲気に“御社の想い”を反映していきます。

「どのようなエントランスがいいのか、具体的にイメージがわかない…」というクライアント様もお気軽にご相談ください。これまで数多くのオフィスデザインを手掛けてきた経験と実績をもとに、具体的なアイデアやデザインをご提案させていただきます。