複合機やシュレッダーはオフィス(事務所)のどこに設置するのが正解?

複合機やシュレッダーはオフィス(事務所)のどこに設置するのが正解?

 

複合機やシュレッダーは、書類作成を行うオフィスに必ずあるものです。どちらも電源が必要で、それなりの大きさがあるものですが、一体どこに置くのが正解なのでしょうか。オフィスレイアウトを検討するときのために、複合機とシュレッダーの適切な配置について考えてみましょう。

どこで使うのかを考える

複合機やシュレッダーを通路に置くという企業はまずないでしょう。なぜなら、そんなところに置いてあっては通行の妨げになりますし、外部からの来客者が通行することもあるような通路で重要機密をシュレッダーにかけているというのは問題があるからです。

複合機は、書類をプリントアウトすることの多い事務職の執務スペースの近くに置くのをおすすめします。セキュアな執務エリアに置くことで、機密書類が外部の目に触れてしまうことも防げますし、業務上も、遠くまでコピーをしに行ったり、書類を取りに行ったりする必要がなくなり、効率がよいからです。

一方のシュレッダーは、まとめてかけることが多いことから、実際のデスクからはある程度遠い場所でも大きな問題はないと言えるでしょう。

スペースを考える

複合機は、紙の補充や詰まりの除去、手差しでの利用など、あちこちのトレイを開く頻度が比較的高いものです。こういったときでも問題なく利用できるように、周囲のスペースを確保しておかなければなりません。また、補充用の紙も、あまり遠くに置くと運搬が大変ですから、近くに置き場所を作れるようにしておきましょう。

シュレッダーについては、裁断された紙を片づけるためのスペースや、これから裁断したい紙を一時的に置いておけるようなテーブルを置くスペースがあるとよいでしょう。

ほかのゾーンとの兼ね合いを考える

シュレッダーは、裁断時に音がするだけでなく、大量の書類を処分する場合は、ある程度の時間が必要になります。また、紙を片づけるときには、ある程度、周囲にゴミが飛び散ると想定しておいた方がよいでしょう。そのため、スペースが確保できるかどうかだけでなく、ほかのエリアとの兼ね合いについても配慮するのも大事なことです。

応接室や会議室など、来客者の目に留まる可能性のある場所や、執務エリアのすぐ近くなど、音が問題になる場所は避けるようにしましょう。目につきにくい奥まったエリアなどがあれば、そこに設置するようにしてください。

また、複合機は多量の電力を消費するものですから、電気配線に問題のない場所を選ぶ必要があります。電気の使用量と配線については、電気回線業者などの専門家の意見を参考にすることをおすすめします。

複合機にはファックス機能もついていますが、業種によっては、「今ファックスをした件で」などと、取引先から連絡が来ることがあります。このような場合は、電話の窓口に当たる方の席と複合機があまりに遠いと大変ですし、電話相手を長く待たせることになってしまいます。こうした点からも、設置場所に無理がないかどうか考えてみてください。

なお、複合機もシュレッダーも、どちらもコンセントを必要とするものですから、コンセント付近の壁近くに設置するのが一般的です。執務エリアのどこからもアクセスがいいからといって、部屋の中央に複合機を設置するというのはあまり現実的ではありません。

位置を決めるときは、必ず電源工事とセットで考えるようにしましょう。

まとめ

複合機やシュレッダーは、オフィスのどこで使うのか、誰が使うのか、などを考えた上で設置場所を検討しましょう。機密保持や来客者の心象の観点から考えることも大切です。ただし、考えすぎて妙な配置になってしまわないよう、迷ったときは第三者の意見を聞いてみることをおすすめします。

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